Tips de viajes para grupos y convenciones

tips de viajes para grupos y convenciones

Hoy te presentamos algunos tips de viajes para grupos y convenciones, que podrán ayudarte a completar tu tarea de manera exitosa.

Si tienes por delante la tarea de organizar un viaje para tus compañeros de trabajo, ¡no te preocupes! Sí, sabemos que puede resultar agobiante, pero si sabes cómo, todo te saldrá muy bien.

Cómo organizar viajes para grupos

  1. Define cuál es el objetivo del viaje. Este punto es muy importante porque de aquí parte todo. No es lo mismo viajar para acudir a una convención, que viajar para realizar una junta interna, de ésas donde los equipos de venta se ponen de acuerdo para establecer los lineamientos de un nuevo año, o para conocer las estrategias de la compañía. También existen los viajes que se organizan con la finalidad de mantener unido a todo un equipo. En fin, lo primero es definir para qué es el viaje y qué se desea obtener de él, como parte de un equipo de trabajo.
  2. Elige el destino. Consulta con los jefes de cada área de trabajo involucrada y escucha sus opiniones. Toma en consideración los objetivos del viaje en grupo, y con toda la información recabada haz una propuesta de dos o tres destinos distintos, considerando que todos deben reunir las características necesarias para cumplir con las metas planteadas. Este proceso es fundamental y debe llevarse a cabo de manera organizada y meticulosa. Cuando tengas listas las propuestas, involucra a los tomadores de decisión para que, juntos, elijan el destino ideal. Recuerda considerar todas las variantes, como la facilidad para llegar ahí, u opciones de hospedaje que cuenten con capacidad para albergar y alimentar a todo el grupo.
  3. Tómate tu tiempo para que puedas revisar todas las opciones, pero sé práctico e inteligente. Es común elegir rentar un transporte terrestre para viajar en grupo porque se tiene la idea de que sale más barato, pero no siempre es verdad. Hoy en día existen vuelos de avión para viajes en grupos y convenciones con destinos muy variados que prácticamente cuestan lo mismo que viajar en autobús, pero en menos tiempo. Recuerda que, ante todo, debes cuidar que el grupo se sienta dispuesto y con buena actitud para que el viaje no se vuelva un desastre.
  4. Elabora un calendario de actividades detallado. Para definir las actividades propias a la capacitación, junta interna, montaje de stand para convención o lo que corresponda, puedes ocupar el apoyo de los tomadores de decisión o de quienes ellos recomienden. De esta manera, conocerás a fondo qué desean hacer y cuáles son sus expectativas. A partir de aquí, enriquece el calendario con las actividades obvias como horas de comida, descanso, check out, llegada al aeropuerto, etcétera. Evita las generalidades y considera un rango de tiempo adecuado para cada actividad. ¡Ah! y no olvides agregar algunas horas de recreación o descanso.
  5. Comparte y convoca. Una manera muy acertada de contagiar entusiasmo en los viajes para grupos y convenciones, es compartiendo con anticipación la información, desde lo que se hará en términos de trabajo, hasta las actividades que se están planeando para diversión. En caso de que en tu empresa no te dejen dar muchos detalles sobre el viaje, ármate una convocatoria sencilla pero muy visual; una linda foto del destino y algunas frases pegadoras funcionarán bien.

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