Te decimos cómo organizar un viaje del jefe

te decimos como organizar un viaje del jefe

Quédate, hoy te decimos cómo organizar un viaje del jefe sin que te saque canas verdes.

No hay tarea más difícil que organizar un viaje para tu jefe. Debes revisar cada mínimo detalle para que todo salga a la perfección. Desde qué día volará y cuál será su destino, hasta qué actividades realizará y cuáles son los objetivos de su viaje. Porque no es lo mismo viajar para dar una conferencia, asistir a un congreso, reunirse con el equipo interno de la localidad o viajar para cerrar un negocio.

Debes ser muy cuidadoso y no dejar nada al azar .Pregunta todo lo que necesites para coordinarle una agenda adecuada al tipo de viaje que realizará, y organízate bien. Sí, sabemos que puede ser una tarea titánica, pero con un poco de empeño todo saldrá a pedir de boca.

Cómo organizar un viaje: lo básico

Lo primero que debes hacer es empeñarte en tener una comunicación abierta con tu jefe. Muchas veces los jefes son personas muy ocupadas que casi no tienen tiempo para hablar, así que, cuando te informe que se va de viaje, procura pedirle que te reserve un espacio en su agenda para anotar todos los pormenores.

Aprovecha ese encuentro y haz todas las preguntas que necesites. Aquí hay una lista básica:

  1. ¿A dónde va?
  2. ¿Cuándo se va y cuándo regresa?
  3. ¿Prefiere viajar de día o de noche (tanto de ida como de regreso)?
  4. ¿Cuál es el motivo del viaje? Esto te permitirá saber si el viaje es producto de una invitación o no. De ser que sí, pregunta quién hará las reservaciones del hotel y el transporte; si es que no, indaga lo que necesites para armar una agenda productiva.
  5. ¿En dónde está la sede del congreso, o la empresa que va a visitar? Nombre de calle y colonia o poblado, para evitar enviar al jefe a un hotel del otro lado de la ciudad.
  6. ¿A qué hora están programadas las reuniones?
  7. ¿Quiere aprovechar para visitar algún lugar turístico de interés o considerar en su agenda un espacio para ir de compras? Esto es muy importante, aunque es un viaje de negocios, no asumas que el jefe no desea hacer algo más. Mejor pregúntale.

Una vez que tienes está información básica, puedes comenzar a organizar el viaje. Si quien invitó a tu jefe hará la reservación del hotel, tú la tienes más fácil, pero si no, entonces tienes más cosas que hacer. En cualquiera de los dos casos, lo que sigue es hacer una lista de tareas y un calendario de actividades previas, que deberás cumplir con la mayor cabalidad que puedas para que nada salga mal.

Reservaciones y Rutas

Reserva el vuelo con anticipación eligiendo los horarios que se ajusten a las preferencias del jefe, pero también asegurándote de que consigues las mejores tarifas. Y por favor, salvo que él lo exija, evita los viajes en autobús, tu jefe sólo llegará cansado y de malas.

Busca bien, hoy día hay vuelos con rutas que ya tienen vuelos con tarifas muy parecidas a las de los autobuses, pero con la enorme diferencia de que el tiempo de viaje es mucho más reducido.

Este caso, aplica también para los hoteles. Busca el que se encuentre más cerca de la zona donde se moverá, y de preferencia aquel que ofrezca desayuno incluido y WiFi ilimitado en todo el hotel.

No olvides solucionar el tema del transporte en el lugar de su destino, desde alguien que pase a recogerlo en el aeropuerto, hasta la posibilidad de rentar un auto. Esto también puedes preguntárselo para elegir la opción que mejor le parezca a tu jefe.

Una vez que tengas todo esto listo, ayúdale a decidir y pregúntale sobre los detalles finales, como si desea que hagas reservación en algún restaurante, por ejemplo.

Finalmente, comparte la agenda con tu jefe y no olvides hacerle llegar una lista con los datos de todo lo importante: itinerario de vuelo, dirección del hotel, número de reservaciones, nombre, cargo, teléfono y correo de las personas con las que se reunirá, datos a destacar (como números de emergencia), y otros no tanto pero sí muy importantes, como sitios de taxi locales.

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